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Einkaufsratgeber Büro

in drei schritten zum passenden aktenvernichter

Veraltete oder überflüssige Dokumente, Rechnungen und Auftragsprotokolle einfach in den Papierkorb werfen? Spätestens seit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Fragen & Antworten zur DSGVO-Umsetzung) ist das keine Option mehr. Sobald sensible, sprich personenbezogene, Daten im Spiel sind, muss eine professionelle, DSGVO-konforme Lösung her. Und auch persönliche Notizen und Co. sollten nicht in falsche Hände geraten. Ein Aktenvernichter sorgt für die nötige Privatsphäre und den gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutz, indem er Papierblätter und Datenträger einfach und effizient schreddert.

Bei der Auswahl des für Ihre Zwecke richtigen Aktenvernichters gibt es einiges zu beachten. Besonders relevant sind diese drei Faktoren:

1) Einsatzort

2) Schutzklassen und Sicherheitsstufen

3) Leistung


In unserem Einkaufsratgeber führen wir Sie durch den Entscheidungsprozess und auf direktem Weg zu Ihrem idealen Aktenvernichter.

1. wo möchten sie ihren aktenvernichter verwenden?

Wo wird ihre neuer Aktenvernichter stehen: in Ihrem Privatbüro oder in einer Lagerhalle? Wie viele Menschen werden ihn dort verwenden: nur eine Handvoll oder der ganze Betrieb? Diese Fragen sollten Sie ganz am Anfang klären, denn die Antwort beeinflusst das nötige Auffangvolumen Ihres neuen Mitarbeiters. Diese wichtige Kennzahl zeigt an, wie viel Papier ein Schredder schlucken kann, bevor er geleert werden muss. Für Ihre Orientierung finden Sie hier einige Beispiele.

2. wie sensibel sind die dokumente, die sie vernichten wollen?

Alle Aktenvernichter schreddern Dokumente. Doch die dabei verwendeten Verfahren unterscheiden sich deutlich. Nicht jede Schnittart ist gleich sicher. Während gleichmäßige Streifen verhältnismäßig leicht wieder zusammengesetzt werden können, ist dies bei winzigen Partikeln nicht mehr möglich. Geheime Dokumente einer hohen Schutzklasse brauchen daher ein Verfahren, dass auch einer hohen Sicherheitsstufe entspricht.

Wie sicher Ihre vertraulichen Informationen nach dem Schreddervorgang sind, zeigen Ihnen die Angaben zur Schutzklasse und Sicherheitsstufe eines Produkts. Natürlich müssen Sie sich nicht für jede Vertraulichkeitskategorie einen eigenen Aktenvernichter anschaffen. Achten Sie einfach darauf, dass der Schredder Ihre höchste Anforderung erfüllen kann. So ist der Datenschutz in Ihrem Unternehmens stets gewährleistet.

2.1 Schutzklassen

2.2 Sicherheitsstufen

Die Sicherheitsstufen geben Auskunft darüber, wie nachhaltig Dokumente in einem Schredder vernichtet werden. Die vergebene Sicherheitsstufe hängt von der Schnittart ab. Je stärker ein Schriftstück zerschnitten wird – also je schmaler die Papierstreifen –, desto größer die Sicherheitsstufe.

Streifenschnitt

  • Schneidet Unterlagen in einfache Streifen
  • Theoretisch wäre es möglich, diese wieder zusammenzusetzen, um an Informationen zu gelangen
  • Maximal erreichte Sicherheitsstufe: 2


Kreuzschnitt

  • Schneidet Papier längs und quer in kleine Rechtecke
  • Erfüllt in der Regel die Sicherheitsstufe 3
  • Geeignet, um sensible Dokumente nachhaltig zu vernichten


Mikropartikelschnitt

  • Zerkleinert Papier in kleinste Partikel
  • Erfüllt die Sicherheitsstufe 4 und höher
  • Die beste Wahl, wenn Sie Schriftstücke für immer unkenntlich machen möchten

Wichtiges zu Aktenvernichtern und DSGVO

Die P-Sicherheitsstufen wurden im Zuge der DSGVO eingeführt, um den vorgeschriebenen Schutz personenbezogener Daten transparenter zu machen. Die Datenschutzgrundverordnung legt fest, dass nur Aktenvernichter mit Partikelschnitt der Sicherheitsstufe 4 oder höher zu diesem Zweck verwendet werden dürfen. Bitte lesen Sie hierzu auch die Fragen & Antworten zur Umsetzung der DSGVO.

2.3 Zuordnung der Sicherheitsstufen zu den Schutzklassen

Die Zuordnung der drei Schutzklassen zu den Sicherheitsstufen kann mit folgender Tabelle vorgenommen werden:

  • Schutzklasse 1: Sicherheitsstufe 1 (*), 2, 3, 4 (**), 5 (**), 6 (**), 7 (**)
  • Schutzklasse 2: Sicherheitsstufe 3, 4, 5, 6 (**), 7 (**)
  • Schutzklasse 3: Sicherheitsstufe 4, 5, 6, 7


(*) Für personenbezogene Daten ist diese Kombination nicht anwendbar.

(**) Eine höhere Sicherheitsstufe deckt die Schutzklasse besser ab.

3. wie viel leistung soll ihr aktenvernichter bringen?

Sie kennen sich nun mit Auffangvolumen und Schnittgröße aus. Die letzte wichtige Eigenschaft eines Aktenvernichters ist seine Leistungsstufe: Wie viele Blätter im Format DIN A4 80 g/m² kann er gleichzeitig schreddern? Dies ist im Betriebsalltag hochrelevant, da es deutlich mehr Zeit kostet, einen Papierwolf mit kleinen Stapeln von je 4 Blättern „zu füttern“, als den gesamten Stoß mit 60 Blättern auf einmal vernichten zu können. Fragen Sie sich daher: Wie viel Blatt Papier werden Sie an einem normalen Arbeitstag vernichten?

lassen sie sich von unserem produktfinder beraten!

Prima, Sie sind sich nun im Klaren darüber, wo Ihr Aktenvernichter stehen wird, wie viele Personen ihn verwenden werden und welche Art Akten in welcher Menge vernichten soll. Damit sind Sie bereit für unseren praktischen Produktfinder! Sie beantworten drei kurze Fragen und erhalten sofort passende Modelle vorgeschlagen. So einfach kann es sein!

was sonst noch wichtig ist

Materialklassifizierungen und Datenträgerarten

Sie möchten nicht nur Papier, sondern auch Datenträger wie CDs oder Festplatten vernichten? Dann sollten Sie die gängigen Materialklassen kennen, mit denen die Fähigkeiten eines Aktenvernichters gekennzeichnet werden:

  • P Papierprodukte
  • F Informationen in verkleinerter Form wie Filme, Mikrofiche, usw.
  • O Optische Datenträger wie CDs, DVDs and Blu-ray, usw.
  • T Magnetische Datenträger wie Ausweise, magnetische Bänder und Kassetten, usw.
  • H Festplatten mit magnetischen Datenträgern, Laptops und externe Festplatten
  • E Elektronische Datenträger wie Memorysticks, Laufwerke und Mobiltelefone


Tipp: Nutzen Sie in unserem Aktenvernichter-Sortiment die Filterkriterien auf der linken Seite und stellen Sie den Filter „Schnittgut“ z. B. auf „Kreditkarten“ oder „CDs / DVDs“ ein.

Autofeed – weil Ihre Zeit wertvoll ist

Starten, Stoppen, Papierstapel einlegen – manuelles Aktenvernichten dauert seine Zeit. Deutlich schneller geht der Vorgang mit der Autofeed-Funktion: Sie legen einfach einen ganzen Schwung Papier in den Aktenvernichter und drücken den Knopf. Das Gerät zieht automatisch nach und nach alle Dokumente in „verdaubaren“ Stapeln ein und schneidet sie klein. So halten Sie Ihren Aufwand minimal.

Zusatzfunktionen wie Metallerkennung oder Überhitzungsschutz

Einige Aktenvernichter haben Zusatzfunktionen, die die Lebensdauer verlängern oder den Betrieb komfortabler machen:

  • Externer automatischer Öler: Hält die Schneidwalzen kontinuierlich geschmeidig, sodass die Leistung des Aktenvernichters mit der Zeit nicht nachlässt.
  • OMDD-Schneidwerk: Vernichtet mühelos auch Medien wie CDs/DVDs oder Kunden- und Kreditkarten.
  • Automatischer Überhitzungsschutz: Im Dauereinsatz kommt nahezu jeder Aktenvernichter an seine Grenzen. Der Überhitzungsschutz blockiert das heißgelaufene Gerät und zeigt in den meisten Fällen an, wie lange es noch abkühlen muss, bevor es weitergehen kann.
  • Heftklammer-Schneidwerk: Erspart Ihnen das mühsame und zeitraubende Entfernen von Metallteilen wie Heftklammern vor dem Vernichten Ihrer Dokumente.
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